Dienstreisen
Eine Dienstreise liegt vor, wenn das Ziel 25 Kilometer von der Betriebsstätte entfernt liegt. Zu benutzende Verkehrsmittel (Privat/Firmen-PKW, Zug, Flugzeug) sind dabei frei wählbar. Entstandene Reisekosten bei Benützung des privaten PKW können durch das Kilometergeld abgegolten werden.
Wichtig
1) Bei der zurückgelegten Wegstrecke vom Wohnort zum Arbeitsort und umgekehrt liegt keine Dienstreise vor.
2) Bei einer länger andauernden Versetzung des Dienstnehmers / der Dienstnehmerin an einen anderen Arbeitsort handelt es sich um keine Dienstreise.
Dienstreisen im Sinne der zwei Tatbestände
Der/Die Gesetzgeberin unterteilt Dienstreisen in zwei sogenannte Tatbestände.
1. Tatbestand
Der 1. Tatbestand umfasst Dienstreisen, die im Nahbereich des Dienstortes durchgeführt werden. Eine tägliche Rückkehr des Dienstnehmers / der Dienstnehmerin zum Wohnort ist möglich.
Dienstreisen im 1. Tatbestand sind nur steuerfrei, wenn es sich um keine längerfristige Tätigkeit am neuen Dienstort handelt und daher kein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit entsteht. Bei regelmäßiger Tätigkeit ist diese "neue Mittelpunkt" gegeben, wenn der/die Dienstnehmer:in am neuen Dienstort durchgehend fünf Tage beschäftigt ist. Bei unregelmäßiger Tätigkeit am gleichen Dienstort gilt dies nach 15 Tagen. Das Taggeld ist in diesen zwei Fällen daher ab dem sechsten bzw. dem 16. Tag zu versteuern.
2. Tatbestand
Der 2. Tatbestand kommt zur Anwendung, wenn eine tägliche Rückreise zum Wohnort für den/die Dienstnehmer:in am selben Werktag unzumutbar ist oder das Ziel der Dienstreise mehr als 120 km vom Wohnort entfernt liegt.
Tag- und Nachtgelder sind in diesem Tatbestand innerhalb einer 6-Monats-Frist steuerfrei und ab dem siebten Monat steuerpflichtig. Im Falle eines Wechsels des Arbeitsorts (Wechsel des politischen Bezirks) beginnt diese Frist von neuem.
Taggeld
Das Taggeld ist eine Reiseaufwandsentschädigung im Fall einer Dienstreise.
Wichtig
1) Der Taggeldhöchstsatz beträgt EUR 26,40 (ab der 11. Stunde) bzw. EUR 2,20 die Stunde. Dieser Taggeldhöchstsatz gilt nur für Dienstreisen innerhalb Österreichs. Für Auslandsreisen gelten individuelle Taggeldhöchstsätze.
2) Da das Taggeld die Verpflegungsmehraufwendungen ersetzt, müssen kostenfreie Mittags- und Abendessen mit einem Pauschalbetrag von EUR 13,20 vom Taggeld abgezogen werden.
3) Will man eine Dienstreise steuermindernd geltend machen, muss diese mindestens drei Stunden in Anspruch nehmen.
Nachtgeld
Das Nachtgeld ersetzt Nächtigungsaufwendungen. Es kann sowohl im 1. als auch im 2. Tatbestand bezogen werden. Im 2. Tatbestand muss der/die Dienstgeber:in jedoch nicht prüfen, ob eine Nächtigung des Dienstnehmers/der Dienstnehmerin tatsächlich stattgefunden hat.
Wichtig
1) Bei einer länger andauernden Versetzung des Dienstnehmers / der Dienstnehmerin an einen anderen Arbeitsort handelt es sich um keine Dienstreise.
2) Das Nachtgeld beträgt EUR 15,-- pauschal inkl. Frühstück. Nächtigungs- und Frühstückskosten können von Dienstgeber:innenseite aber auch in voller Höhe abgegolten werden, wenn der/die Dienstnehmerin diese durch Belege nachweisen kann. Dieser Pauschalbetrag für das Nachtgeld gilt nur für Dienstreisen innerhalb Österreichs. Für Auslandsreisen gelten individuelle Nachtgeldpauschalbeträge.
3) Wird kostenfrei genächtigt, ist das Nachtgeld nicht steuerfrei.
Dienstreisen ins Ausland
Im Fall einer Auslandsdienstreise gelten für Tag- und Nachtgeld für jedes Land individuelle Höchstsätze. Übersichtlich dargestellt sind diese auf dem Infoblatt Auslandsreisekostenersätze der Wirtschaftskammer.
Wichtig
1) Bei einem bezahlten Geschäftsessen pro Tag kommt es bei Auslandsdienstreisen zu keiner Kürzung des Taggelds. Bei zwei bezahlten Geschäftsessen allerdings zu einer Kürzung um 2/3.
2) Auch bei Nächtigung im Ausland können Nächtigungs- und Frühstückskosten von Dienstgeber:innenseite in voller Höhe abgegolten werden, wenn der/die Dienstnehmerin diese durch Belege nachweisen kann.
Reisekosten von Gesellschafter-Geschäftsführern mit wesentlicher Beteiligung
Bei wesentlich beteiligten Gesellschaftern-Geschäftsführern einer GmbH gelten die Einkünfte als Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit. Dies betrifft sowohl seine Tätigkeit in der Geschäftsführung als auch mögliche operative Tätigkeiten.
Laut den Regelungen zur Kommunalsteuer (seit 2010) zählt jede Art von Vergütung, die an einen Geschäftsführer gezahlt wird, zur Bemessungsgrundlage, auch wenn es sich um Auslagen- oder Reisekostenerstattungen handelt. Diese Beträge unterliegen daher nicht nur der Kommunalsteuer, sondern auch dem Dienstgeberbeitrag (DB) und dem Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ) und sind in Lohnbot als normalbesteuerte Tag- und Nächtigungsgelder zu erfassen.
Im Gegensatz dazu sind bei lohnsteuerpflichtigen Geschäftsführer:innen (also nicht wesentlich Beteiligten) Auslagenersätze und Reisekostenvergütungen von der Lohnsteuer befreit