Benötigte Unterlagen bei einem Wechsel zu Lohnbot

Wenn Ihre Lohnverrechnung bisher von einer externen Firma (z.B. von einer Steuerberatung oder einem/einer selbstständigen Lohnverrechner:in) durchgeführt wurde, sollten Sie bei einem Wechsel zu Lohnbot folgende Unterlagen einfordern. Diese Unterlagen dienen dazu die Erstanlage in Lohnbot so einfach wie möglich zu gestalten und im Falle einer GPLA-Prüfung alle notwendigen Unterlagen parat zu haben.

BAO - Export der letzten 5 Jahre (inkl. aktuellem Jahr).

DienstGEBER:innenlohnkonten:

1. Periodengerecht PDF + Excel oder csv
2. Wie abgerechnet PDF + Excel oder csv (mit Aufrollungen) - Monat 1-13

Firmenstammblatt inklusive alle die Behörde betreffenden Dokumente wie: Finanzamts-Steuernummer, GKK Beitragsnummer und Kommunalsteuer-Nummer.

DienstNEHMER:innenlohnkonten in PDF + Excel oder csv.

Personalstammblätter– als PDF + Excel oder csv für alle Dienstnehmer:innen, die im laufenden Jahr beschäftigt waren/sind (inkl. Bankverbindungen falls vorhanden).

Kollektivvertragseinstufungen zum 1.1. des laufenden bzw. erst vergangenen Jahres.

Falls BMD bisher verwendet wurde, den BMD NTCS Export - mit dem Matchcode L919. Hier eine Musterdatei (BMD-Musterimport.csv).

Hier noch ein kurzes Video dazu:

Informationen zu An- und Abmeldungen des laufenden Jahres.

Bei einem Wechsel unter dem Jahr sollten Sie auch alle verschickten MBGMs anfordern.

Zusätzlich benötigen Sie, wenn vorhanden:

Freibetragsbescheide
Pendlerpauschalanträge
Alleinverdiener:innen- /Alleinerzieher:innenanträge
Sämtliche Exekutionsunterlagen

Für etwaige GPLB-Prüfungen benötigen Sie zusätzlich alle Lohnkonten, Beitragsnachweise, Jahresauswertungen, Lohnzettel, Beitragsgrundlagennachweise, Kommunalsteuer- und Dienstgeber:innenabgabenerklärungen der letzten 5 Jahre.

Bitte stellen Sie zudem auch sicher, dass Sie alle Dienstverträge bzw. Informationen über einzelvertragliche Vereinbarungen bei sich archiviert haben.