Lohnbot Mobile
1. Was ist Lohnbot Mobile?
Lohnbot Mobile ist eine Companion-App zur Hauptanwendung Lohnbot, speziell für Mitarbeitende von Unternehmen konzipiert, die ihre Lohnverrechnung über Lohnbot abwickeln.
Ziel: Die Kommunikation zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden effizienter und unkompliziert zu gestalten.
Hauptfunktionen
- Digitales Stammdatenformular: Erfassung und Änderung von Personaldaten, die nach Übermittlung direkt in Lohnbot verfügbar sind.
- Archiv: Aufbewahrung aller lohnverrechnungsrelevanten Dokumente (An-/Abmeldungen, Lohnzettel).
Voraussetzungen
- Nutzung von Lohnbot für die Lohnverrechnung
- Feature-Aktivierung: Im Reiter Features die Option Lohnbot Mobile Nutzung aktivieren
2. Mitarbeitende einladen
- Zugriff auf Mobile-Verwaltung: Navigieren Sie im User:innen Menü zum Punkt Lohnbot Mobile Zugriffsverwaltung.
- Einladung versenden:
- E-Mail-Adresse der Person eingeben + auf Einladen klicken.
- Die Einladung ist 7 Tage gültig.
- Statusänderung: Übersicht zeigt alle Nutzer:innen und deren Status: Einladung “Angenommen” oder “Gesendet”.
- Nutzung entziehen: Über Löschen (Mülleimer Symbol) können Sie den Zugriff für ausgetretene Mitarbeitende zu den mit dem Unternehmen verknüpften Daten sperren (der Lohnbot Zugang bleibt erhalten).
3. Verwaltung der Daten
Alle Daten zur App Nutzung der Mitarbeitenden finden Sie in der Lohnbot Mobile Verwaltung.
- Navigation: Reiter Lohnbot Mobile Verwaltung im Dashboard
- Tabelle: Listet alle Nutzer:innen nach E‑Mail-Adresse mit Status und offenen Anfragen
- Drei Punkte-Menü:
- Mit MA verknüpfen: Verknüpft eingeladene E‑Mail mit bestehenden Stammdaten
- Nutzung beenden: Sperrt den App-Zugriff auf mit dem Unternehmen verknüpfte Daten (Daten und Account für Lohnbot bleiben bestehen)
- Detailansicht (Einladungen & Anfragen): Bei Klick in eine Zeile öffnet sich eine Ansicht mit:
- Anfragetyp (Einladung, Stammdatenanfrage, Kontolöschung)
- Datum der Anfrage
- Link zu verknüpften Daten
- Status (ausstehend, angenommen, abgelehnt, abgebrochen)
- Feedback zu Anfragen
4. Mitarbeitende verknüpfen
Um Duplikate in den Stammdaten zu vermeiden, können Sie App‑E‑Mail-Adressen mit bestehenden Mitarbeitenden-Datensätzen verknüpfen.
A) Im Stammdatenformular
Wenn die Person noch nicht zur Nutzung von Lohnbot Mobile eingeladen wurde: sendet Einladung + verknüpft Stammdaten mit E-Mail-Adresse.
- Nach Eintragung einer E-Mail-Adresse erscheint der Button Zu Lohnbot Mobile einladen.
- Diese Aktion verbindet die Stammdaten mit der E-Mail.
B) In der Verwaltungstabelle
Für Mitarbeitende, die bereits eingeladen wurden.
Das Modal für die Verknüpfung kann auf zwei Wegen geöffnet werden:
- In Spalte Name in Tabelle
- Klicken Sie auf Link Mit MA verknüpfen, wenn die Option verfügbar ist.
- Im Drei Punkte-Menü
- Klicken Sie auf die Option Mit MA verknüpfen, wenn die Option verfügbar ist.
Wählen Sie in dem daraufhin geöffneten Modal die passende Person aus der Liste.
5. Stammdatenanfragen
Der Kern der Anwendung ist die automatische Übertragung von Daten zwischen App und Lohnbot.
- Anfrage erhalten: Mitarbeitende füllen das Formular in der App aus – im Dashboard erscheint der Status “**Stammdatenanfrage ausstehend**”.
- E-Mail Benachrichtigung: E-Mail informiert über ausstehende Stammdatenanfrage (kann ausgeschalten werden → siehe Voraussetzungen)
- Formular öffnen: Klick auf Öffnen in der Spalte Daten öffnet das Stammdatenformular.
- Neuanlage vs. Update:
- Neuanlage: Alle Felder markieren neue Einträge; ergänzen Sie fehlende Pflichtdaten (z. B. Kollektivvertrag).
- Update: Differenzanzeige zwischen altem und neuem Wert erleichtert die Prüfung.
Update Beispiel: Änderung Familienstand von “unbekannt” auf “verheiratet”.
- Formular speichern:
- Daten akzeptieren:
- Speichert die Daten
- ändert den Status auf Angenommen
- Mitarbeitende sehen das Update in der App.
- Daten ablehnen:
- Fordert Mitarbeitende zur erneuten Eingabe auf
- optionales Feedback wird angezeigt.
6. App-Nutzung beenden
Die Nutzung der App kann für Mitarbeitende an zwei Stellen beendet werden:
A. im Drei Punkte-Menü in Lohnbot Mobile Verwaltung
B. über die Zugriffsverwaltung im User:innen Menü (siehe Punkt 2. Mitarbeitende einladen)
Eine Beendigung der Nutzung:
- Entfernt die Zuordnung zwischen Person und Unternehmen;
- Mitarbeitende können sich nicht mehr in der App anmelden;
- Stammdaten und Dokumente bleiben in Lohnbot erhalten.
Account-Löschung durch Mitarbeiter:in
Mitarbeitende können in der App unter Einstellungen → Account löschen ihren Zugriff beenden.
Dies hat die Auswirkung, dass:
- in Bearbeitung befindliche Anfragen den Status Abgebrochen erhalten,
- ein Eintrag mit Daten zur Löschung in der Verwaltung erscheint.
Lohnverrechnungsrelevante Daten verbunden mit der Person verbleiben in Lohnbot.
7. FAQ – Häufige Fragen
Wie wird das Feature aktiviert?
In den Firmen Features unter Punkt Lohnbot Mobile.
Wo bekommen meine Mitarbeitenden Infos über die App?
Für genauere Informationen gibt es das Onboarding Dokument für Mitarbeitende.
Wo ist die Lohnbot Mobile Verwaltung?
Im Firmen-Dashboard unter Lohnbot Mobile Verwaltung.
Was tun, wenn MA austritt?
App Nutzung via Nutzung beenden entziehen; alle relevanten Daten bleiben erhalten.
Beantwortet Lohnbot auch inhaltliche Fragen von Mitarbeiter:innen zur App?
Nein, Lohnbot beantwortet nur technische Fragen zur App. Bei inhaltlichen Fragen verweisen wir auf das Unternehmen.
8. Hilfe & Support
- Technischer Mobile App Support: mobile@lohnbot.at
- Allgemeiner Support: support@lohnbot.at
Bei Fragen zu Lohnbot Mobile oder Feature Wünschen stehen wir Ihnen jederzeit gerne unter mobile@lohnbot.at zur Verfügung.
- Onboarding-Guide für Mitarbeitende
- Handbuch für Unternehmen
- Download Links für Lohnbot Mobile